La importancia de mantener siempre la calma en la organización de un evento

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Por Juan Carlos Lozano
Director general y socio fundador de Creatividad
Twitter: @jlozano_creati

Mientras más experiencia tengas en la industria de la organización de eventos, mayor control tendrás para resolver los problemas. Cuando surge un problema, no te sientas a analizar tus emociones ni disertas si estás triste, enojado o frustrado; más bien te enfocas en solucionarlo.

Los años de experiencia nos ayudan a desarrollar un sentido común más sensible y objetivo y me parece que la combinación entre lo emocional y lo racional es la clave para mantener la calma en todo momento.

Por ejemplo, el miedo es un sentimiento natural que surge cuando se presenta una situación de emergencia pero también es un detonador de adrenalina para la sobrevivencia que puede canalizarse para la resolución de problemas. A diferencia del miedo, el pánico sí tiene la fuerza de paralizar el pensamiento y la acción, de sacarnos de enfoque y de control.

Un organizador de eventos no debe entrar en pánico bajo ninguna circunstancia, tiene que estar preparado para reaccionar ante la crisis, de entender lo que está sucediendo, lo que debe hacer y cómo tiene que comunicarse para salvar la situación de la mejor manera.

Todos los eventos en vivo implican ciertos riesgos, desde problemas técnicos, posibles demoras en la llegada de los ponentes, improvisaciones en la agenda hasta posibles accidentes en los encuentros masivos.

El nivel de gravedad del problema dictará si debemos hablar con el cliente sobre las dificultades que se susciten en el momento. Por lógica, si el problema es sencillo de resolver, hay que actuar antes de hablar y, por favor, no lo percibamos como una cuestión de falta de honestidad; por el contrario, es una manera de proteger y de dar un mejor servicio a nuestros clientes.

Hay que resolver intentando no molestar al cliente a menos que la problemática sea muy compleja. En este caso, es preciso considerar exponer al cliente la situación junto con soluciones alternativas para que en conjunto se tome la mejor decisión racional, dejando los sentimientos a un lado por el bien de todos los asistentes.

No podemos cegarnos ante los problemas o pretender que no existen. Si aprendemos a racionalizarlos y no actuar visceralmente, si los atendemos en el momento indicado, podremos evitar que se hagan más grandes. Inclusive, podremos resolverlos de manera oportuna.

Es fundamental que los organizadores de eventos planeemos con anterioridad cómo manejar ciertas crisis y que mantengamos la calma en todo momento. Jamás debemos entrar en pánico: observemos, identifiquemos y, si se requiere, notifiquemos a las autoridades o a los servicios médicos sobre la situación.

Como asistentes al evento, es de vital importancia ayudar sin estorbar. Si te toca presenciar una situación en la que alguien se cae o se desmaya porque se siente mal y no sabes dar primeros auxilios, es mejor que llames al 911, que busques a las personas que trabajan en el recinto o a los
organizadores del evento para que contacten a las personas adecuadas.

Para mantener la calma es esencial tomar completa responsabilidad. Los organizadores de eventos tenemos que ser ecuánimes y transparentes ante cualquier situación. Nunca pensemos que la salida es culpar a un tercero. Eso sólo nos hará parecer inexpertos y nos hará perder tiempo.
Es imprescindible mantener una actitud positiva. “El show debe continuar”, como dijo el músico Freddie Mercury. No permitamos que los errores que suceden en un evento nos quiten el sueño, dañen nuestra salud y mucho menos que disuelvan nuestra motivación.

Un organizador de eventos exitoso es aquel que sabe que en el camino siempre se presentarán situaciones difíciles, es aquel que no se queda en el “si tan sólo hubiera…”, es aquel que aprende de los errores y los toma como una forma de aprendizaje para que no vuelvan a repetirse en un futuro, es aquel que sabe que no existen límites para crear y producir cada vez mejores experiencias.

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Evelyn Castillejos About Evelyn Castillejos
Comunicóloga por la FCPyS-UNAM y la UAM-Xochimilco, con experiencia en producción audiovisual y periodismo escrito y online. Pasión por el cine, la fotografía, la música y el teatro. Mi Twitter es @evelyngcp

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