Incluir o no a la prensa en nuestros eventos…

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Por Juan Carlos Lozano
Director general y socio fundador de Creatividad
Twitter: @jlozano_creati

Contar con periodistas en un evento corporativo refuerza la presencia de marca de la empresa, producto o servicio en cuestión. Por supuesto que el cliente tiene la última palabra y es él quien tiene que valorar y decidir si quiere invitar a la prensa a su evento, pero lo que sí es una realidad es que la presencia de medios ayuda a obtener publicaciones en las áreas editoriales de éstos, quienes además realizan una cobertura “no pagada”. En inglés, esto se conoce como Free Press.

En caso de que se tenga el propósito de dar a conocer una noticia importante o el lanzamiento de algún producto o servicio, es altamente recomendable organizar un evento exclusivo para la prensa donde toda la atención del cliente esté enfocada en ella. De esta manera, los periodistas podrán sentirse importantes, cómodos y con tiempo suficiente para formular las preguntas que deseen. Inclusive, se pueden agendar para ese mismo día entrevistas “uno a uno” con los voceros de la empresa.

A lo largo de los años, como organizador de eventos, he tenido mucha relación con agencias de relaciones públicas que generalmente son las encargadas de hacer la convocatoria a los medios, salvo en los casos en que las empresas cuenten con ese puesto inhouse. Es básico que el organizador del evento esté al tanto de las actividades de prensa para poder alinear y calendarizar correctamente cada actividad. Además, normalmente el organizador del evento se encarga de los detalles de producción necesarios para el evento de prensa.

La pregunta es: ¿Qué debes hacer para lograr que la prensa asista a tu evento? Aquí te dejo algunos consejos basados en un artículo publicado en la revista Adweek:

1. Es importante que en la invitación expliques claramente de qué se va a tratar el evento. Un reportero de Lifestyle asevera: “Yo digo que vayan al grano. Yo soy el que decidiré si asistiré y dependerá de si considero que habrá una historia interesante que contar”.

2. Sé conciso. Los periodistas viven bombardeados de información. Reciben cada día muchísimas invitaciones a conferencias, entrevistas, viajes y comunicados de prensa. No tienen el tiempo suficiente para leer grandes textos. Lo ideal es diseñar una invitación que llame la atención, que sea muy clara y que contenga la información necesaria, ni más ni menos.

3. Conoce a su audiencia. Tienes que pensar en el público de los medios, saber qué les interesa leer, ver o escuchar. El periodista tomará la decisión de asistir y de cubrir tu evento solamente si considera que la información que recibirá será de interés para sus seguidores.

4. Incluye las funciones de “agregar a calendario” y “ubicación en mapa” en tu invitación. Esto ayuda mucho a que los periodistas tomen de manera rápida y sencilla la decisión de agregar tu evento a su agenda. Determinar el horario también es esencial.

5. Logra que la invitación se vea en su teléfono celular. Los periodistas corren de un lado a otro todo el día. No están sentados en un escritorio por períodos largos, por lo que manejan desde su celular gran parte de su agenda.

6. Reconfirma. Es fundamental que no te confíes solamente de enviar la invitación. Asegúrate de confirmar, ya sea por teléfono, correo electrónico o WhatsApp. Ahora bien, si ya lo has intentado un par de veces y te dicen que no van a asistir, te sugiero que no insistas y no pidas que vaya alguien más en su lugar, ya que esto podría hacer creer que estás desesperado, lo cual no ayuda a la relación con la prensa.

7. Brinda contenido de valor. Lo más importante para que tengas cobertura, una vez que lograste que los periodistas asistieran a tu evento, es que el cliente brinde contenido de valor, buenas ponencias con buenos visuales de apoyo, con cifras y datos duros.

8. Envía el comunicado de prensa a periodistas que no pudieron asistir pero que cuentan con la audiencia indicada.

Por supuesto que la clave para tener una buena relación con la prensa y lograr que asistan a tus eventos es que seas honesto, que los respetes en todo momento, que recuerdes que son profesionales y que no los puedes obligar a escribir. Si buscas un control total, lo puedes obtener pagando anuncios publicitarios pero, sin duda, los artículos editoriales generados por los esfuerzos de relación con los medios dan mucha credibilidad y refuerzan tu campaña de mercadotecnia.

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Hugo Vidal About Hugo Vidal
Comunicador Gráfico por la UAM Azcapotzalco ilustrador y ex-infografo, apasionado por la mercadotecnia y las nuevas tecnologías, coordinador editorial y agente del caos en The Markethink. sigueme en twitter @morfosmedia

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